Staff collection merupakan bagian penting dari suatu perusahaan, khususnya pada perusahaan yang bergerak dalam bidang perkreditan. Office desk collection atau yang biasa disebut dengan desk collection merupakan profesi dengan tugas pokok dan fungsi untuk menginformasikan, mengingatkan, dan menagih kewajiban pembayaran dari pelanggan melalui telepon. Dengan kata lain, staff desk collection atau admin collection dapat diartikan sebagai bagian dari perusahaan yang tugasnya menagih atau membuat surat penagihan kepada pihak yang membayar piutang (dalam hal ini pelanggan atau klien).

Profesi office desk collection dari perusahaan akan membantu mengingatkan pelanggan mengenai tagihan dan kewajiban pembayaran yang akan jatuh tempo atau sudah jatuh tempo. Profesi ini cukup penting mengingat mereka berkaitan dengan keuangan dan lancarnya arus kas perusahaan. Namun, perlu diingat kembali bahwa profesi desk collection tidak sama dan bahkan sangat berbeda dengan seorang debt collector.

Tugas office desk collection

• Melakukan pengecekan atau pemantauan kepada pelanggan perusahaan yang mengalami gangguan angsuran tidak tepat waktu untuk memenuhi pembayaran yang telah disepakati.
• Melaksanakan SOP dan ketentuan untuk settlement sesuai kontrak yang telah disepakati.
• Memberikan keringanan pembayaran bagi nasabah yang mengalami kendala dalam pembayaran.
• uat laporan harian kepada pimpinan atau kepala bagian collection tentang apa yang telah dialami selama menangani pelanggan.
• Membuat laporan kunjungan harian ke masing-masing field kolektor.

Dalam melakukan penagihan, hal yang paling penting tentu saja memikirkan bagaimana cara menagih hutang dari klien tanpa menyinggung perasaan mereka, mengingat ada hubungan baik yang harus dijaga antara perusahaan dan klien tersebut untuk kelanjutan kerja sama antara perusahaan dengan klien ke depannya.

Berikut adalah bagaimana seorang office desk collection melakukan penagihan terhadap pelanggan:

Siapkan file dan data dengan benar

Pastikan semua file atau data relevan dengan tagihan yang akan ditagih. Tinjau kembali semua catatan pendukung yang berkaitan dengan faktur. Jangan sampai ada kesalahan karena bisa berdampak buruk nantinya.

Hubungi klien dan tanyakan bagaimana kabar mereka

Dengan melakukan kalimat pembuka ini bertujuan untuk mencairkan suasana di awal percakapan sebelum Anda menyampaikan niat Anda untuk menagih hutang mereka. Banyak juga yang mengatakan bahwa kegiatan ini hanya basa-basi, namun nyatanya sangat perlu dilakukan karena dengan sedikit sapaan, klien akan lebih merasa dihargai sehingga menimbulkan kesan yang baik di mata klien.

Lakukan konfirmasi tentang tagihan

Selanjutnya, petugas office desk collection dapat menanyakan apakah sudah menerima invoice yang telah dikirimkan kepada mereka atau belum dan apakah sudah mengecek kebenaran tagihan tersebut. Biasanya tagihan ini Anda kirimkan ke klien sekitar satu minggu sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran. Setelah selesai bertanya, maka mulailah untuk melanjutkan pembicaraan ke pokok pembicaraan yaitu penagihan/pelunasan hutang.

Kirim e-mail atau pesan pengingat

Kebanyakan klien melupakan tanggal jatuh tempo utangnya, di situlah peran dan tugas Anda sebagai staf penagihan, yaitu untuk mengingatkan pelanggan atau klien Anda dan terus melakukan follow up hingga tagihan mereka lunas.

Dengan penjelasan di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa desk collection sangat penting dan merupakan posisi yang cukup berperan besar demi kelancaran keuangan perusahaan. Maka dari itu, penting bagi perusahaan, khususnya dalam bidang perkreditan, untuk memiliki tim desk collection yang handal dalam melakukan tugasnya. Agent&Co dapat memenuhi kebutuhan agent desk collection dengan waktu yang relative cepat dan dengan kualitas agent yang terjaga, terbukti dari penambahan yang pasti dari klien-klien di bidang perkreditan kami. Jika Anda ingin melakukan diskusi lebih lanjut, hubungi kami di email info@gad.co.id.