Halo, sahabat Agent&Co! Sudah tahu belum sih kalau dalam Perusahaan itu terdapat dua jenis pembagian pekerjaan berdasarkan fungsinya? Ya, dua jenis pekerjaan tersebut yakni front office dan back office. Dalam setiap bisnis yang mengandalkan pelayanan langsung kepada customer atau pelanggan, istilah front office dan back office bukanlah istilah yang asing untuk digunakan. Dunia perhotelan, bank, travel agent, dan swalayan adalah sedikit contoh dari bisnis yang menerapkan sistem ini. Untuk kalian yang masih bingung akan perbedaan kedua fungsi tersebut, simak terus artikel Agent&Co ini sampai habis, ya!

Apa Itu Front Office?

Front Office merupakan kata yang berasal dari Bahasa Inggris, yaitu “Front” yang artinya depan dan “Office” yang artinya kantor. Jadi front office bisa diartikan sebagai jenis pekerjaan yang letaknya berada di bagian depan suatu perusahaan atau bagian yang langsung memberikan pelayanan kepada tamu/pelanggan seperti misalnya resepsionis, penjaga lobi hotel, atau kasir. Karena letaknya berada di paling depan, area ini menjadi yang paling sibuk karena paling sering dilihat dan berhubungan langsung dengan setiap tamu/pelanggan yang datang. Adapun front office juga juga disebut dengan guest service area (area pelayanan tamu), sementara yang bertugas di sana biasa disebut dengan front liner.

Peran Front Office
Dalam operasionalnya sehari-hari, peran Front Office dapat bermacam-macam. Hal itu untuk memperlancar operasional dalam menjalin kerjasama antar department. Terkait dengan hal tersebut, peran Front Office sangatlah vital, tugasnya meliputi:

• Perwakilan dari manajemen (management representative)
• Bertindal sebagai penjual (sales person)
• Pemberi informasi (information giver)
• Penyimpan data (record keeper)
• Diplomatic (diplomatic agent)
• Pemecah masalah (problem solver)
• Wakil dari hubungan masyarakat (public relation agent)
• Coordinator kegitanan pelayanan (service coordinator)

Front liner sebagai jantung atau representative perusahaan umumnya dituntut untuk memiliki beberapa kemampuan yang berhubungan dengan komunikasi yakni mempunyai mental yang kuat dalam hal melayani pelanggan, enerjik dan cekatan dalam bekerja, mampu untuk mengendalikan diri, tidak mudah terpancing emosi, dan mempunyai jiwa sosial yang tinggi. Front liner juga dituntut untuk teliti sehingga dapat memberikan data yang akurat kepada staf back office.

Pengertian Back Office
Seperti halnya dengan front office, back office pun memegang peranan yang amat penting bagi Perusahaan. Back Office merupakan kata yang berasal dari Bahasa Inggris, yaitu “Back” yang artinya belakang dan “Office” yang artinya kantor. Dari terjemahan tersebut, singkat kata back office adalah orang atau sekelompok orang yang bertugas mengurusi pekerjaan di bagian belakang Perusahaan di mana mereka tidak secara langsung berinteraksi atau melayani konsumen, contohnya seperti: menjalankan proses operasional, akuntansi, finansial, administrasi, teknologi, audit, pengelolaan data, pajak, dan legal.

Back Office sebagai tulang punggung perusahaan harus dapat mensuport kepentingan strategi perusahaan dengan tetap menjaga internal kontrol yang berkualitas, mampu berkolaborasi dengan Front Line dan semua pihak di Back Office. Sistem dan etos kerja Back Office yang kolaboratif dalam internal kontrol yang solid akan menjadi pertahanan yang kuat untuk menjaga reputasi dan kredibilitas perusahaan.

Staf Back Office sering terdapat di Bank konvensional, berikut adalah contoh beberapa tugas dan tanggung jawab Staf Back Office dalam perusahaan:

• Bertanggung jawab dalam mengelola laporan keuangan
• Memonitoring atau melakukan pengecekan terhadap invoice serta pemasaran
• Membuat laporan penjualan serta pemasaran
• Bertanggung jawab atas pengurusan berkas pembelian
• Bertanggung jawab pada laporan pengecekan barang slow moving atau fast moving
• Memonitoring stok barang yang akan habis dan kadaluarsa
• Melaksanakan tugas dalam urusan piutang
• Memonitoring produk yang kurang laku untuk diganti
• Bertanggung jawab pada kegiatan proses pemesanan barang terhadap suplier

Itulah tadi ulasan mengenai perbedaan antara front office dan back office dalam perusahaan. Keduanya memegang peranan penting dalam menjalankan bisnis karena saling terkait. Jika front office adalah jantung perusahaan, maka back office adalah tulang punggung perusahaan yang harus dapat menyokong perusahaan untuk terus maju.

Untuk memenuhi kebutuhan klien terhadap back office, Agent&Co menawarkan solusi untuk penyediaan talent supply/manpower untuk perusahaan Anda. Jangan ragu untuk menghubungi kami jika Anda memerlukan agent yang handal untuk membantu mengelola dan mengembangkan bisnis Anda. Info lebih lengkap, kunjungi www.agentnco.com.