Customer service atau pelayanan pelanggan merupakan garda depan perusahaan agar masyarakat mudah untuk meminta informasi, bantuan, mengajukan keluhan dan sarana perusahaan menerima kritik dan saran. Di sinilah baik pelanggan atau calon pelanggan akan mengalami pengalaman pertama yang berkesan baik atau buruk.

Peran seorang staf customer service (CS) tidaklah mudah, karena apapun yang dilakukan akan berakibat pada citra perusahaan di tempat ia bekerja.

Selain adanya nilai-nilai positif yang wajib dimiliki seorang staf customer service atau contact center, kali ini kita membahas beberapa kesalahan yang tidak boleh diakukan pada saat melakukan pelayanan.

1. Lambat dalam memberikan respon – Waktu adalah uang, dan menunggu adalah kegiatan yang membosankan. Selain itu, ketika seorang staf customer service atau contact center lambat dalam memberikan tanggapan, kerugian yang ditimbulkan akan menimbulkan efek domino dan berdampak kepada kepuasan pelanggan.
2. Menyalahkan pelanggan – Walaupun kesalahan bisa jadi dari pihak pelanggan, tetapi staf customer service atau contact center perlu menahan emosi diri. Alih-alih menyalahkan, kita dapat menjelaskan secara terinci mulai dari awal mula masalah dengan baik dan diakhiri dengan memberikan solusi.
3. Berdebat dengan pelanggan – Memiliki perbedaan pendapat seringkali terjadi, namun sebisa mungkin kita harus bisa terlihat asertif dalam berinteraksi. Apabila kita tetap memaksakan pendapat kita, besar kemungkinan memberikan kesan yang buruk dan pelanggan akan merasa tidak nyaman.
4. Menolak memberikan pelayanan – Kadang seorang customer service atau contact center menghadapi keluhan sulit yang kewenangannya hanya bisa diatasi oleh departemen terkait (bukan langsung di bagian customer servicenya), atau perbedaan penanganan pelanggan prioritas dan reguler. Akan tetapi, sebagai staff customer service kita wajib memberikan layanan terbaik dengan menampung terlebih dahulu keluhan dari pelanggan tersebut dan membantu menjembatani ke departemen terkait yang akan memberikan solusi permasalahan.
5. Berkata tidak jujur – Walaupun berhadapan dengan kondisi tersulit, seorang staf customer service tidak dibenarkan untuk berbohong atau menipu pelanggan dengan tujuan tertentu. Pelanggan memiliki hak untuk dilayani sebaik mungkin dan mendapatkan informasi yang benar.

Bagi perusahaan yang membutuhkan solusi Digital Recruitment & Work From Home Solution, kontak Agent&Co di Get Started untuk informasi lebih lanjut atau email ke info@agentnco.com